En cumplimiento de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio electrónico, así como en cumplimiento de la normativa vigente en protección de datos, se informa que el titular de la web ithikios.com y canaldenunciasanonimas.com y todos sus subdominios (en adelante, “la Web”) es DIGITAL PRODUCTS DEVELOPMENT SL (en adelante, ithikios), inscrita en el Registro Mercantil de Barcelona, con CIF B02767010, y con domicilio social en c/Mont Blanc 17, Sant Cugat del Valles, España.
ithikios es la titular de todos los derechos sobre el Sitio Web. El simple acceso, navegación y uso del Sitio Web atribuye la condición de usuario del mismo (en adelante, el “Usuario”) e implica la aceptación de la presente cláusula de términos y condiciones. La información disponible a través de esta Web no está sujeta a contrato y puede modificarse sin necesidad de previo aviso.
ithikios no será considerada responsable por los problemas que se deriven de la consulta o del uso de este Sitio Web. A tal efecto, en el acceso se obliga al cumplimiento de la presente, debiendo actuar conforme a la Ley vigente, la buena fe y el orden público y, absteniéndose de utilizar el Sitio Web de forma que pudiera impedir o deteriorar su adecuado funcionamiento.
Este servicio sólo puede ser utilizado para remitir denuncias o consultas a empresas que hayan contratado el servicio con ithikios, garantizando la confidencialidad y el anonimato (si así lo elige el usuario), respecto a los datos personales del denunciante.
Condiciones para el usuario
POLITICA DE PRIVACIDAD CANAL ÉTICO
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de datos personales y garantía de derechos digitales (LOPDGDD, los tratamientos de datos personales para la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas, se rigen por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante Reglamento General de Protección de Datos o RGPD) , por lo dispuesto en la LOPDGDD y en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Asimismo, GRUPO GAMBOA, declara que los datos que pudieran ser proporcionados a través del ¨Sistema Interno de Información¨ y de su canal interno (Canal Ético) de GRUPO GAMBOA, se tratarán de manera lícita y adecuada y de conformidad con esta política de privacidad.
¿Quién es el Responsable del tratamiento de los datos recopilados a través del CANAL ETICO?
Los datos personales que en su caso sean proporcionados al formular la comunicación por los medios habilitados en este procedimiento, así como los datos obtenidos durante la investigación correspondiente (los “Datos Personales”) serán tratados, por:
a) GESTIÓN GAMBOA, S.L con CIF B81802100 como empresa que decide la organización, implantación y gestión del Sistema Interno de Información, así como el control del Código Ético de GRUPO GAMBOA.
b) La/s entidad/es (indicada/s en el Anexo 1.1 del “ Procedimiento del SII ” que en su caso tenga la relación laboral o profesional con la(s) persona(s) Informante(s) y/o afectada((s) por la comunicación, en la medida que fuese necesario para poder llevar a cabo la investigación interna y adoptar las medidas disciplinarias u otras que procedieran, en función de la naturaleza de la relación que vincula con la persona de que se trate.
En el caso de recepción y gestión de comunicaciones efectuadas a través de internet (canal ético- línea directa), utilizamos la plataforma ITHIKIOS de la que es titular Digital Products Development SL (que actúa en carácter de Encargado del Tratamiento) empresa especializada en ofrecer sistemas de gestión de canales de denuncia internos para empresas. ITHIKIOS garantiza la seguridad y confidencialidad de los datos objeto de tratamiento.
Datos de contacto a efectos de ejercicio de derechos : Dirección Postal: GRUPO GAMBOA (Att. Canal Ético ) , C/ Antonia Rodríguez Sacristán Nº 6- 28044 Madrid, Teléfono: +34915110549 , Correo Electrónico: [email protected] .
¿Cuál es la finalidad del tratamiento de los datos de carácter personal?
Los datos recabados o puestos en conocimiento de GRUPO GAMBOA a través de los canales internos habilitados e informados en https://www.grupogamboa.com/gamboa/canal-etico , así como las informaciones adicionales o evidencias recabadas durante la investigación, serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las ¨comunicaciones¨ recibidas y, si procede, investigar la realidad de los hechos informados; para una adecuada gestión del canal; la coordinación de los sistemas de cumplimiento y asesoramiento jurídico interno y defensa de los derechos e intereses de GRUPO GAMBOA; para la detección y prevención de delitos, incluida la prevención de la imposición de responsabilidad penal, así como evitar cualquier tipo de conducta, acción u omisión contraria al Código Ético, normas corporativas y la normativa vigente, que sea aplicable a GRUPO GAMBOA.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
En ningún caso llevamos a cabo decisiones exclusivamente automatizadas que puedan afectar a los interesados en modo alguno, ni existen fines ulteriores a los que destinemos los datos.
¿Por qué usamos los datos? Base de legitimación
Se presumen lícitos los tratamientos de datos personales necesarios para garantizar la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la LOPDGDD.
El tratamiento de los datos se considera lícito en virtud de lo que dispone el artículo 6.1.c) del RGPD, es decir para el cumplimiento de una obligación legal en el caso de entidades GRUPO GAMBOA que emplean a más de 50 trabajadores y que por ello están obligadas a disponer de un ¨Sistema Interno de Información¨. Respecto a las entidades GRUPO GAMBOA no sujetas a dicha obligación pero que voluntariamente se adhieren al ¨Sistema Interno de Información¨ de GRUPO GAMBOA, el tratamiento se presume amparado en el interés legítimo, según lo dispuesto en el artículo 6.1.e) del RGPD.
Asimismo, se considera que el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.c) del RGPD) en relación con la Ley Orgánica 1/2015, de 30 de marzo (Código Penal), lo dispuesto en la normativa de protección de datos vigente (RGPD y la LOPDGDD) u otras normativas que resulten de cumplimiento obligatorio para el Responsable del Tratamiento, y en base al interés público (art. 6.1.e RGPD).
¿Es necesario que el interesado facilite todos sus datos? ¿Qué sucede si no los facilita ?
No es necesario que el informante proporcione sus datos personales para dar curso a una comunicación cursada a través del ¨Sistema interno de Información¨ Canal Ético .
GRUPO GAMBOA permite varias opciones en el momento de formular una comunicación:
- Formular una comunicación de forma anónima, en cuyo caso el interesado no proporciona ningún dato personal.
- Incluir sus datos personales y elegir compartirlos con la Organización (comunicaciones nominativas).
Si bien pueden cursarse comunicaciones anónimas, GRUPO GAMBOA promueve que, en el caso de presentar una comunicación, el informante se identifique facilitando su nombre, función y datos de contacto. De este modo, el personal que se encargue de tramitar la comunicación, podrá ponerse en contacto con la persona informante para realizar un seguimiento si es necesario.
En cualquier caso, si el informante proporciona sus datos personales, ya sea en la comunicación inicial o posteriormente, toda la información se tratará con total confidencialidad y con estrictos controles de seguridad.
¿Categorías de interesados a las que pertenecen los datos tratados?
Los datos personales que se recaben a través del ¨Sistema interno de Información¨ CANAL ETICO, a modo enunciativo y no limitativo, pueden corresponder a la categoría de trabajadores, miembros del Órgano de Administración, dirección, ex trabajadores, candidatos a puestos de trabajo, becarios, voluntarios; autónomos, clientes y consumidores; proveedores y/o colaboradores en general que tengan o puedan haber tener conocimiento en el contexto de una relación laboral o profesional con la ¨Organización¨, de una irregularidad cometida a su vez por cualquier otro emplead@, administrador, directivo, proveedor, colaborador o, en general, por cualquier persona sujeta a la autoridad y control de GRUPO GAMBOA, y que actúe por cuenta y en beneficio de la ¨Organización¨, y que sea puesto en conocimiento a través del Canal Ético.
¿Categorías de datos personales objeto de tratamiento?
En caso de optar el informante por la identificación, podrá indicar su nombre y apellido, datos de contacto (teléfono y email), función o vínculo con la ¨Organización¨, y detalles relacionados con la presunta conducta informada, independientemente de los datos que voluntariamente sean proporcionados con posterioridad.
En ningún caso serán objeto de tratamiento los datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones excluidos del ámbito de aplicación de este procedimiento, procediéndose, en su caso, a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero de Protección del Informante.
Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de estos.
¿Durante cuánto tiempo conservaremos sus datos?
Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el ¨Sistema Interno de Información¨ únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, se procederá a su supresión del ¨Sistema de Información¨. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, es decir haberlas sometido a un proceso por el cual se desvincula un dato de interés de un dato personal, hasta el punto de que la identificación personal a partir del dato anonimizado no sea posible mediante todos los medios que puedan ser razonablemente utilizados, y sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre (LOPDGDD).
Transcurrido el plazo de tres meses, si fuera necesario su conservación para continuar la investigación, podrán seguir siendo tratados por quien desempeñe las funciones de control interno y de cumplimiento, es decir por el Compliance Officer de GRUPO GAMBOA y en su caso por otras personas autorizadas, en un entorno distinto al del propio ¨Sistema interno de información¨.
Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
Asimismo, GRUPO GAMBOA mantendrá un libro-registro de todas las comunicaciones recibidas y de todas las investigaciones internas a la que haya dado lugar. Estos registros y los datos personales que contengan se mantendrán de forma confidencial. Los registros no se conservarán más tiempo del necesario y en todo caso por todo el tiempo que sea necesario para cumplir con cualquier requisito legal de aplicación en cada momento. En ningún caso se conservarán por un período superior a 10 años.
Este libro-registro no será público y únicamente estará a disposición de petición razonada de la Autoridad judicial competente, mediante auto, y podrá accederse total o parcialmente al contenido del referido registro, en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella
Destinatarios de los Datos ¿Con quien/es compartimos sus datos?
El acceso a los datos contenidos en el ¨Sistema Interno de Información¨ quedará limitado exclusivamente a:
- El «Responsable del SII» y el «Responsable interno del SII» , es decir la persona que desarrolla funciones de Compliance Officer en GRUPO GAMBOA .
En los supuestos anteriores, GRUPO GAMBOA aplica estrictos controles en la selección y contratación de sus proveedores/colaboradores, a fin de garantizar que sólo puedan acceder a los personales con el único objeto de prestarnos el servicio contratado, siguiendo nuestras instrucciones, aplicando estrictas medidas de protección y sin que puedan destinarlos para ninguna otra finalidad ni, con carácter general, compartirlos con terceras personas.
Por último, será lícito su acceso por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o para la tramitación de los procedimientos administrativos o judiciales que, en su caso, procedan. La identidad del informante podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
Transferencias Internacionales
No se efectúan transferencias internacionales de datos. No obstante, en el supuesto de tener que efectuar transferencias internacionales (por ejemplo por la utilización de servicios tecnológicos y/o de mantenimiento de sistemas proporcionados por terceros), es decir comunicación de datos personales desde el territorio español a destinatarios establecidos en países fuera del Espacio Económico Europeo- EEE (los países de la Unión Europea más Liechtenstein, Islandia y Noruega), la Comisión Europea ha reconocido que determinados países no pertenecientes al EEE proporcionan un nivel adecuado de protección de datos, por lo que sus datos se podrán transferir entidades ubicadas en dichos países con las garantías adecuadas que ofrece esta base legitimadora para el tratamiento de sus datos.
En el caso de que esas transferencias se tuviesen que efectuar a países no pertenecientes al EEE o cuyo nivel de protección no haya sido reconocido por la Comisión Europea, recurriremos, en caso de ser necesario, a otras bases legitimadoras que establece el RGPD, como es la suscripción con dichas compañías, de cláusulas tipo de protección de datos adoptadas por la Comisión Europea para transferencias internacionales, según lo dispuesto en el artículo 46.2 del RGPD. En cualquier caso, podrá solicitar en cualquier momento información adicional, a través de la dirección electrónica: [email protected] .
Derechos ¿Cuáles son los derechos de protección de datos que pueden ejercer los interesados?
Los interesados tienen derecho a obtener información sobre si GRUPO GAMBOA está tratando los datos personales que le conciernen o no y, en tal caso, ejercer su derecho de acceso a los datos personales.
En todo caso, el ejercicio del derecho de acceso por parte de la persona afectada por una comunicación, queda limitado a sus propios datos de carácter personal. El dato de la identidad del informante nunca será objeto del derecho de acceso y se limita la posibilidad de comunicación de dicha identidad sólo a la autoridad judicial, el Ministerio Fiscal o la autoridad administrativa competente, tal como se ha mencionado anteriormente.
Asimismo, los interesados tienen derecho a solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, a solicitar la supresión de los mismos cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.
El interesado podrá además solicitar la limitación del tratamiento de sus datos, en cuyo caso únicamente serán conservados por GRUPO GAMBOA para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
GRUPO GAMBOA dejará de tratar los datos del interesado siempre que éste lleve a cabo la oposición a dicho tratamiento, salvo por motivos legítimos imperiosos, o por el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales.
Finalmente, y en ejercicio del derecho a la portabilidad de los datos, el interesado podrá recibir los datos personales que hubiera proporcionado a GRUPO GAMBOA, en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina, en la medida que ello sea técnicamente posible.
¿Cómo puede ejercer materialmente estos derechos?
Los interesados podrán ejercer materialmente los derechos descritos en el apartado anterior solicitando el correspondiente formulario a GRUPO GAMBOA, a través de la dirección de correo electrónico [email protected] descargarlo de la web https://www.grupogamboa.com/gamboa/privacidad o en la dirección postal: C/ Antonia Rodríguez Sacristán Nº 6, 28044, Madrid, Madrid, España.
Adicionalmente, el interesado en todo momento podrá solicitar información acerca del ejercicio de los derechos que le incumben ante la Agencia Española de Protección de Datos. En caso de que el ejercicio de sus derechos no hubiera sido atendido o satisfecho correctamente, el interesado podrá presentar la correspondiente reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es
Derecho de acudir a un Canal Externo y a efectuar una Revelación Publica
GRUPO GAMBOA reconoce el derecho que tiene cualquier informante, de acudir directamente o después de haber efectuado una comunicación a través del ¨Sistema de Información Interna¨ Canal Ético GRUPO GAMBOA, a un sistema público de información ( ¨Canal Externo¨ ), gestionado por una autoridad pública, la Autoridad Independiente de Protección del Informante (en adelante, “ A.A.I ”) o en su caso las autoridades autonómicas o europeas que se creen con tal cometido.
Las comunicaciones al Canal externo, podrán llevarse a cabo de forma anónima o con reserva de la identidad del informante, y de forma, escrita o verbal.
En el supuesto anterior, la Autoridad Independiente de Protección del Informante, será quien se encargue se encarga de verificar si la información recibida entra dentro de las conductas previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023 de Protección del Informante y si debe iniciarse una investigación al respecto o si, por el contrario, debe inadmitirse la comunicación, o remitirse a otra autoridad competente para su tramitación o si afecta a la Hacienda Pública.
GRUPO GAMBOA reconoce igualmente, que el informante en última instancia, podrá efectuar una revelación pública de la infracción de la que hubiese tenido conocimiento, en el supuesto que tras haber realizado la comunicación por el Canal interno de GRUPO GAMBOA o al ¨Canal Externo¨ gestionado por la “ A.A.I ” o autoridades autonómicas competentes , no se hayan tomado medidas apropiadas al respecto en el plazo establecido y entienda que se da una situación de peligro inminente para el interés público.
Principio de proporcionalidad
Los datos personales recabados en el marco del presente procedimiento:
· Se limitarán a lo estricta y objetivamente necesario, para tramitar las ¨comunicaciones¨ y, si procede, comprobar la realidad de los hechos denunciados;
· Serán tratados en todo momento de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la comunicación;
· No se utilizarán para fines incompatibles;
· Serán adecuados y no excesivos en relación con las citadas finalidades.
Medidas de seguridad y confidencialidad
GRUPO GAMBOA se asegurará de que se adopten todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la seguridad de los datos tratados con el fin de protegerlos de divulgaciones o accesos no autorizados.
A estos efectos, GRUPO GAMBOA ha adoptado medidas apropiadas para garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas por la información suministrada y se asegurará, en su caso, de que los datos relativos a la identidad del Informante, en caso de que se hubiera identificado, no sean divulgados o comunicados al afectado durante la investigación, respetando en todo caso los derechos fundamentales de la persona que hubiera puesto los hechos en conocimiento de la Organización, sin perjuicio de las acciones que, en su caso, puedan adoptar las autoridades administrativas o judiciales competentes.